La gestione documentale con il programma Filenet ed il suo utilizzo tramite la tecnologia .Net

La gestione documentale con il programma Filenet ed il suo
utilizzo tramite la tecnologia .Net.

Introduzione:

In questa serie di articoli, vedremo come utilizzare Filenet,
tramite la tecnologia .Net, in particolare con i linguaggio Visual
Basic net e C#, vedremo come gestire i documenti ed i vari file con
Filenet, nonché interfacciarsi con la tecnologia .Net per eseguire
le operazioni più comuni con i documenti. Nei vari articoli, si
potrà scaricare il file di esempio (vb.net e c#) utilizzato
nell'articolo. Come versione di Filenet, utilizzeremo il Content
Services 5.2 e 5.3.

La gestione documentale e FileNet

Filenet è un programma che permette la gestione documentale, esso
può essere utilizzato sia con il database Sql server, che con
oracle, durante l'installazione saranno create le opportune tabelle,
che serviranno per la memorizzare i dati. In molti casi, filenet
viene utilizzato per archiviare file immagini, quasi spesso derivati
dalla scansione tramite un apposita scanner, ma esso non archivia
solo file immagini, ma ogni genere di file (.doc (word), .xls
(exel), .txt (eseguibile), ecc). A differenza di molti database
relazionati, filenet non crea una database relazionato, ossia che le
tabelle sono in relazione tra di loro, ma una struttura di
contenimento dei dati, ossia senza relazione .La tabella più
importante è la FnDocument, la quale contiene tutte le
informazioni riguardanti le classi ed i documenti. In fileNet
troviamo un insieme di oggetti, che si chiamano librerie,
questi oggetti contengono a loro volta le classi o meglio denominate
in gergo tecnico, classi documentali, in esse si
trovano le immagini, i file ed i dati, esse hanno degli attributi,
chiamati in gergo tecnico proprietà. Per esempio noi
avremo la libreria chiamata Test in essa avremo una classe chiamata
ClasseTEst con due proprietà che sono chiamate nome e data

Inoltre FileNet contiene un altr’altro oggetto chiamato workSpace
che fa sempre parte delle librerie, quest’oggetto permette di creare
aree di lavoro, impostando diversi parametri di tipo stringa,
numerico ecc. Ogni workspace è composta da Queue che vengono
chiamati generalmente code, esse sono rappresentate come delle
tabelle, ossia contenenti dei campi. Di seguito si riporta una
rappresentazione grafica di filenet.

Gli Strumenti di Filenet

FileNet mette a disposizione degli utenti vari strumenti, sebbene
quelli più importanti (servizio filenet, creazione classi, creazione
librerie, ecc) si trovino nella parte server, in quella client, sono
installati alcuni programmi che possono tornarci utili. Va ricordato
che tali strumenti (idm find per esempio) per poter funzionare
correttamente, sul pc client devono avere una connessione di tipo
odbc al database server, tale connessione si crea tramite Origine
dati odbc, situata in strumenti di amministrazione. Alcuni
accorgimenti da prendere durante la creazione della fonte dati,
aperta la finestra di origine dati (odbc) selezionare la linguetta
"Dsn di sistema", a questo punto si aggiunge una nuova connessione
di tipo sql server (se il db è sql server), si prosegue inserendo il
nome del server e l'autenticazione di tipo "immessi dall'utente "
seconda opzione, mentre nella finestra in cui chiede di usare il
database predefinito non mettere nessuna spunta.

Di seguito vengono descritti i vari strumenti.

FileNET Neighborhood

Questo programma, si trova sul desktop di windows, esso è simile
all'esplora risorse di windows, con un interfaccia molto simile ad
esplora risorse, esso permette di navigare tra i vari file situati
in una determinata libreria.

Idm Desktop

Questo programma situato nella voce trova di windows, tramite la
dicitura FileNet Documents... permette di ricercare i file e le
immagini registrati su FileNet, vedere la figura 2.

Figura 2

Questo programma effettuata una ricerca mirata su determinati
file registrati in Filenet, inoltre facendo doppio click sul nome
del file, permette l'apertura di esso. Come si vede dalla figura 3,
si possono impostare alcuni parametri di ricerca, che vedremo qui di
seguito. La voce "look in " permette di selezionare la
libreria in cui fare la ricerca, mentre nella griglia la colonna con
il dicitura "property", permette di scegliere in base a quale
impostazione del file fare la ricerca, ossia l'attributo.
Nell'esempio riportato, la ricerca viene effettuata tramite la
proprietà classe documentale, la colonna operator, indica il tipo di
ricerca, ossia se è uguale, nullo, non nullo, maggiore, ecc, mentre
la colonna value, indica il valore da ricercare.

Figura 3

Confing

Questo programma, è indispensabile perchè permette la
configurazione tra gli applicativi client ed il server, per
collegarsi al database server in cui si trovano i dati di filenet.
Come mostrato nella figura 4, essa riporta le configurazioni per le
varie librerie installate. Tramite i pulsanti Add.. Edit ....
Remove... permette di effettuare le varie operazioni sulle
librerie. (inserimento, modifica ed eliminazione)

Figura 4

Per aggiungere una nuova libreria, digitare il pulsante add.., il
quale apre una finestra (figura 5), nella voce library name,
impostare il nome della libreria (valore di tipo etichetta che
indica a quale libreria si vuole puntare.) Nella voce System, il
nome del database creato, mentre per la casella Host Machine, il
nome della macchina in cui è installato il database di filenet. Tale
operazione va fatta sia per l'opzione "set preferences for currently
logged on user" e sia per "Set default preferences for new users"

Figura 5

CS Explorer

Questo programma, permette la gestione delle impostazioni di
filenet, va ricordato che questo tools, a differenza degli altri, è
un applicativo usato prevalentemente lato server, ma può essere
installato anche lato client. Con esso si possono creare le classi
documentali, nuove utenze per il login, le proprietà per le classi
documentali, ed altro ancora.

Queue Maintenance

Lo strumento Queue Maintenance permette di creare, eliminare,
visualizzare e modificare le code di stampa, ossia gli oggetti che
contengono informazioni riguardanti i documenti che si vogliono
lavorare.

Avviando il programma, ci chiederà di effettuare il login, inseriamo
user name e password, fatto ciò, scegliamo la libreria in cui
vogliamo effettuare le varie operazioni sui vari oggetti.

Per esempio, realizziamo un workspace (insieme di code) chiamato
anagrafica che contiene le code di stampa con le colonne nome e
cognome.

Procediamo nel seguente modo.

La coda di stampa dovrà essere simile come illustrata nella figura
successiva:

Figura 6

Per prima cosa scegliamo la libreria in cui si vuole creare il
workspace, dopo di chè, andiamo alla voce di menu "Workspace"
e facciamo click alla voce "new..."

Verrà aperta una finestra (figura 7) dove permette di inserire il
nome del workspace, la descrizione ed il tipo di accesso, (qualsiasi
utente nel nostro caso).

Figura 7

Creato il workspace dovremmo creare le queue ossia le code, per
far ciò selezioniamo il workspace appena creato "ANAGRAFICA", (per
il sistema c'è differenza tra le minuscole e maiuscole).

Facciamo click alla voce di menu "queue" e poi "new..."
verrà aperta una finestra (figura 8) in cui inseriamo il nome della
queue, la descrizione, ed i permessi nei rispettivi campi.

Al termine di tale operazione si creano due proprietà per questa
queue, una con il valore "Nome" è l'altra con il valore "Cognome",
esse saranno di tipo stringa.

Per la creazione delle proprietà per la coda, dobbiamo selezionare
la voce di menu "AddPropertyDescription....." la quale visualizza
una finestra (figura 9) in cui è possibile inserire il nome della
proprietà, tornando alla finestra delle queue, è possibile impostare
alcuni parametri di quella proprietà, come il tipo di dato (stringa,
ecc) la dimensione, ecc.

Figura 8

Figura 9

Conclusioni

In questo articolo
introduttivo abbiamo visto alcuni strumenti in dotazione offerti da
filenet, per gestire i file, tali strumenti, in particolare per idm
desktop, vanno installati sul pc in cui si intende sviluppare
applicativi con la tecnologia .net (ma anche con altri linguaggi,
java per esempio) . Va ricordato che l'attuale versione di content
services (modalità di gestione dei dati, sono due ) è la 5.4, di
panagon 8, inoltre per poter utilizzare i tools (idm desktop 3.2.a)
con la content services 5.3, vanno installate le class library 5.3
del cd content services 5.3 admin tools.

Il
sito web di riferimento:

http://www.filenet.com/Italiano/index.asp Italia

http://www.filenetinfo.com/mk/get/feis_ita_reg Per richiedere
gratuitamente il cd "FileNet is Essential"

http://www.filenet.com/ (Inglese)