Creazione delle custom property e classi documentali in filenet

Articolo: Filenet - Creazione delle custom property e classi
documentali

Introduzione

Per la creazione delle classi documentali, utenti, cartelle, custom
properties, ecc, si deve utilizzare il tools Cs explorer, tale tools
si trova nel cd-rom di filnet admin tools. Esso può essere
installato sia sulla macchina client che server. Va ricordato che la
versione di tale programma dev’essere la stessa del server filenet,
se per esempio, sul server è installato filenet versione 5.2, tale
tools (CS Explorer) dev’essere la versione 5.2.

Utilizzo dell’applicativo.

Quando si avvia tale tools, viene aperta una finestra di login
(Figura 1) , la quale avrà dei campi da valorizzare. Di seguito si
riportano le informazioni di tali campi.

Figura 1

System: Nome del database,
dove risiede la base dati di filenet, questo dato è lo stesso
utilizzato nel programma configure

Server: Nome del pc dove si trova il database Sql Server ( o
altro database)

User Name: Utenza creata durante l’installazione del database
filenet

Password: Password per la relativa utenza (facoltativa)

Creazione delle custom properties:

Prima di creare la classe documentale, occorre eventualmente creare
delle custom properties, esse rappresentano delle proprietà
personalizzate per un documento. Per creare delle custom properties,
selezionare con il mouse la voce “Custom Properties”, situata nella
parte sinistra, nell’albero nelle varie impostazioni. Dopo aver
selezionato tale voce, fare click con il pulsante destro del mouse,
verrà aperto un menu contestuale, selezionare la voce “new custom
prorties…” (Figura 2)

Figura 2

A questo punto verrà aperta una finestra, la
quale permette la creazione delle custom propierts, le caselle di
testo, quelle contrassegnate con le voci in grassetto sono
obbligatorie, mentre quelle con la formattazione normale, non è
obbligatorio la loro compilazione (Figura 3).

Di seguito si riportano alcuni accorgimenti da
prendere nell’impostare tali voci.

Figura 3

Property Name: Nome della custom property (es: Versione )

Property Type: Tipo di proprietà (stringa, intero, in base al
suo utilizzo)

Property Lengh: Lunghezza di tale proprietà (es: Per la
stringa il numero di caratteri ammessi)

Parent Object: Oggetto da cui deriva tale proprietà (item,
version o checkout,) è il nome raccoglitore di un insieme di
proprietà, di cui farà parte la nuova custom property, di solito si
imposta il valore item, vedere nella parte della creazione delle
classe documentali.

Dopo aver creato la proprietà, digitare il pulsante ok, tale nome
verrà riportato nell’elenco delle custom properties.

Creazione della classe documentale

La classe documentale va vista come un contenitore per i documenti
che vengono inseriti in filenet, oltre alle classi documentali che
crea automaticamente filenet, se ne possono creare , personalizzare,
eliminare a proprio piacimento. Per creare una classe documentale,
selezionare la voce di menu “document class…”, situata nel
menu “tools”. Verrà aperta una finestra (finestra 4), in tale
finestra si possono eseguire le varie operazioni (creazione,
modifica, eliminazione) sulle classe documentali.

Nel primo riquadro, situato nella parte sinistra, vengono elencati
le classi documentali esistenti,mentre nella griglia situata al
centro della finestra, vengono elencati le custom property della
classe documentale selezionata.

Figura 4

Per creare una nuova classe
documentale, digitate il pulsante new dc, il quale apre una finestra
(figura 5), che permette di impostare il nome della classe
documentale, e le varie custom property.

Figura 5

Il nome della classe documentale, si imposta tramite la casella
di testo “DocClass Name” mentre per associare le proprietà a tale
classe, selezionare il nome della proprietà nella lista situata
nella parte di sinistra, tramite il pulsante della freccia direzione
destra (->) si può inserire l’elemento desiderato. Va ricordo che le
proprietà possono appartenere o all’oggetto item o version
(impostato nella creazione delle custom properties alla voce object
parent) . Dopo aver scelto la proprietà si può applicare
l’impostazione “requested” richiesto (valore di default: no) per
quella proprietà, obbligando l’utente a scrivere un valore durante
la fase di inserimento del documento.

Dopo aver selezionato le proprietà opportune per la nuova classe
documentale, salvate tale classe, tramite il pulsante add.

Conclusioni

In questo articolo, si è illustrato i passi per la creazione
delle classi documentali e delle relative proprietà, tramite il
programma CS Explorer, si possono creare altri parametri, come
utenza, cartelle, ecc.

Uno strumento che può tornare utile nel personalizzare la propria
gestione documentale.

I
siti web di riferimento:

http://www.filenet.com/Italiano/index.asp Italia

http://www.filenetinfo.com/mk/get/feis_ita_reg Per richiedere
gratuitamente il cd "FileNet is Essential"

http://www.filenet.com/ (Inglese)