Introduzione:
Continua la serie degli articoli, dedicati a Sharepoint 2007 riguardante la raccolta documenti, in questo articolo vedremo come personalizzarla, aggiungendo campi e metadi, ed altre operazioni.
La personalizzazione:
Come visto nella parte precedente, la personalizzazione del portale in particolare delle raccolte documenti, tramite l'autenticazione di tipo amministratore del portale.
Dopo aver effettuato l'accesso al portale con tali privilegi, selezionate la raccolta documenti creata in precedenza.
Dalla voce di menu Impostazioni, selezionare la voce “Impostazione Raccolta Documenti” In questa finestra, possiamo apportare diverse modifiche, che vediamo in questo e nei prossimi articoli.
Abilitare la cronologia delle versioni.
Dalla sezione “Impostazioni Generali”, selezionare la voce “Impostazioni controllo versioni” (Figura 1) in modo che venga aperta la pagina per abilitare il controllo delle versioni dei singoli file.
Figura 1
Nella pagina che viene aperta (figura 2) si applicano alcune opzioni, quali l'abilitazione per l'approvazione del contenuto, l'abilitazione del controllo delle versioni ed altre impostazioni, che non vedremo, almeno per questo momento.
Figura 2
Selezionare la voce di opzione “Crea versioni principali” situata nella parte “Cronologia versioni dell'elenco di tipo documento” A questo punto confermiamo tramite il pulsante ok.
Se ritorniamo nella raccolta documenti, ed apportiamo ad un file esistente, (per esempio quello di tipo Microsoft excel) delle modifiche, noteremo nella pagina delle versioni salvate (attivabile tramite la voce di menu, “Cronologia versioni”) le varie versioni dei file (Figura 3).
Figura 3.
Sempre dalla medesima pagina, cliccando in prossimità della data di modifica, viene visualizzato un menu di scelta rapida, nel quale è possibile, visualizzare il file di quella versione, ripristinare una precedente versione o eliminare la versione.
Creazione dei metadati:
In questa parte, vedremo come personalizzare la nostra raccolta documenti, aggiungendo dei metadati e delle colonne per la visualizzazione delle informazioni.
Sempre dalla pagina delle impostazioni della raccolta documenti, nella sezione colonne, fate click sulla voce crea colonne (figura 4).
Figura 4
La pagina che viene aperta (figura 5) permette la creazione di colonne, di un certo tipo, (testo, numerico, iperlink, menu, ecc) .
Figura 5
Nel campo “Nome Colonna” inseriamo il valore Citta, la colonna dev'essere di tipo testo, nel campo descrizione, inserire una descrizione, mentre per l'opzione “La colonna deve contenere informazioni:” che ci indica se questo campo dev'essere obbligatorio (tramite la scelta SI) oppure facoltativo (tramite la scelta NO), lasciamo il valore di default, ossia NO. Per l'opzione numero massimo di caratteri, lasciamo quelli impostati di default ossia 255.
Mentre per l'opzione “Valore Predefinito” lasciamo l'opzione di default, ossia “Testo”.
L'ultima opzione, ci chiede se vogliamo aggiungerla alla visualizzazione predefinita, in questa caso, deselezioniamo,
Il valore di questa colona e la successiva, sarà visualizzata in una colonna apposita, confermiamo il tutto tramite il pulsante ok.
Si crea una nuova colonna, come visto in precedenza, solo che come nome colonna, mettiamo Provincia, e per gli altri campi le stess opzioni utilizzate nella precedente creazione.
Queste nuove colonne, sono visibili nella sezione colonne, delle impostazioni raccolta documenti.
Ora se proviamo ad inserire un nuovo file, o caricarlo, vedremo la finestra dei meta dati (figura 6), relativi ai campi appena creati.
Figura 6
Qui di seguito viene illustrato come creare una colonna che permette di visualizzare tali dati, senza essere presente tra i meta dati.
Sempre nelle impostazioni della raccolta documenti, selezionare la voce impostazioni avanzate Figura 7 ) della sezione impostazioni generali
Figura 7
Nella pagina che viene aperta, selezionare la prima opzione si (figura 8), quella relativa alla gestione di più contenuti.
Figura 8
Tramite il pulsante ok, confermiamo le modifiche apportate.
In questo modo, quando si crea una nuova colonna, possiamo decidere se applicarla al modello esistente e quindi ai metadati.
A questo punto, non ci resta che craere una nuova colonna, che avrà il compito di visualizzare i dati delle colonne precedentemente create.
Si crea una nuova colonna e nella pagina della creazione di una nuova colonna, come nome colonna, inseriamo il valore Paese, mentre come tipo, selezioniamo l'opzione “valore calcolato in base ad altre colonne”, verranno visualizzate due liste (figura 9), una per la formula e l'altra per i nomi dei campi.
Figura 9
Come formula, inseriamo il simbolo uguale (=) , poi nella lista di destra facciamo click sul campo citta e poi digitiamo nella lista della formula i seguenti caratteri & “ “ & e poi di nuovo selezioniamo il campo Provincia.
Questa formula, ha il compito, di concatenare i valori dei campi Citta e provincia.
Per l'opzione tipo di dato restituito lasciamo testo , mentre per l'opzione aggiunti a tutti i tipi di contenuto, togliamo la spunta(Figura 10), in questo modo, non rientra per i meta dati, ma viene creata una colonna solo per visualizzare tali valori nella raccolta elenchi.
Figura 10
A questo punto confermiamo tramite il pulsante ok
Ritornando nella raccolta documenti, vedremo la nuova colonna con i valori rilevati dalla formula.
.
Figura 11
Conclusioni:
In questo articolo, si è visto come personalizzare la raccolta documenti, in particolare creando una colonna calcolata, per visualizzare dei dati, o meglio i valori situati in due colonne.
L'articolo ha voluto fornire al lettore, le basi per creare raccolte di documenti, di una certa importanza, soprattutto per la gestione delle informazioni. Ma le funzionalità offerte da Microsoft Sharepoint 2007, permettono operazioni più avanzate e l'utilizzo di formule più complesse.
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