La raccolta documenti in Sharepoint 2007 parte 1

Riporto l'articolo scritto per il sito http://www.iprogrammatori.it/articoli/programmazione/art_la-gestione-delle-raccolte-elenchi-in-sh_698.aspx

Introduzione.

In questa serie di articoli, vedremo la gestione delle raccolte elenchi sito o document library, in Microsoft Sharepoint 2007.

Questa serie di articoli, illustra, come utilizzare a livello di personalizzazione utente e non tramite programmazione la racolta elenchi di un portale creato in Microsoft Sharepoint versione 2007.

Vedremo, come utilizzare le autorizzazioni di amministratore del sistema, per personalizzare e creare delle raccolte elenchi a nostro interesse. Questa serie di articoli cercherà di coprire il più possibile, tutto ciò che concerne quest'aspetto del portale.

Raccolta elenchi

Quando si crea un portale, se viene selezionato un modello messo a disposizione da Microsoft Sharepoint 2007, ci troviamo impostate alcune raccolte elenchi o liste, come la documenti condivisi, attività, ecc.

Questi oggetti (figura 1) hanno il compito di contenere, un certo insieme di oggetti, anche di diverso tipo per ogni lista.

Figura 1

Prendendo come esempio, la raccolta elenchi denominata Documenti Condivisi, vediamo che al suo interno è possibile aggiungere file di qualunque tipo e che come nuovo progetto è assegnato un modello di tipo Word (figura 1).

Figura 2.

Questi contenitori di oggetti, possono avere impostato uno o più modelli (anche di diverso tipo) per la creazione di nuovi file. Inoltre possiamo creare delle sotto cartelle.

Nella maggior parte dei casi, troviamo un menu con determinate voci, che vediamo qui di seguito.

Nuovo: Permette la creazione di un nuovo oggetto, in base al modello assegnato

Carica: Permette di aggiungere (figura 3) uno o più file dal proprio pc tramite la pagina dedicata all'aggiunta dei file (figura 4). Selezionando la voce di menu carica documento, inserisce un solo file alla volta, mentre nel caso si seleziona la voce “Carica più documenti” è possibile aggiungere più file alla volta.

Figura 3

Quando si aggiunge un nuovo file (figura 4) è possibile sovrascrivere uno presente con lo stesso nome, lasciando la spunta sulla voce “Sovrascrivi file esistenti”.

Figura 4.

Azioni: In questa voce di menu, si trovano varie voci (figura 5 ) con lo scopo di gestire la rappresentazione dei dati. La voce modifica nel foglio dati, permette di modificare le informazioni contenute nella raccolta in visualizzazione di un foglio dati.

Con la voce apri con esplora risorse, viene aperta la racconta, in una seconda finestra, utilizzando esplora risorse.

Tutte queste voci, permettono di visualizzare le informazioni di questi contenuti in un certo modo.

Figura 5

Impostazioni: Questa voce di menu, permette di gestire e personalizzare il contenuto, come le autorizzazioni, i workflow, le voci dei metadati, la personalizzazione nel visualizzare le informazioni in esso, ecc.

Figura 6

Mentre le prime due voci di menu (crea colonna e crea Visualizzazione) hanno il compito di creare nuovi modi di visualizzare le informazioni, con la voce “impostazione raccolta documenti”, possiamo applicare alcune parametri e funzionalità alla nostra raccolta.

Nella parte destra, della raccolta, si trova una voce, che permette di impostare la visualizzazione (figura 7) delle informazioni contenute nella raccolta, La visualizzazione è personalizzabile, che vedremo nelle successive puntate.

Figura 7

Le altre due liste, ma come detto se ne possono crearne delle altre, o personalizzarle. Sono Calendario (figura 8) ed attività. Il Calendario permette di creare dei promemoria per tutto il team o determinate persone.

Figura 8

La creazione di un appuntamento avviene, tramite il pulsante nuovo elemento, situato nella voce di menu nuovo. La finestra che viene aperta, (figura 9) contiene diversi campi, quello per il titolo, la descrizione, il luogo ed altre informazioni.

Figura 9

Il contenuto Attività, permette la creazione di attività, per tenere traccia dei lavori che si stanno facendo.

Conclusioni.

In questo articolo introduttivo alle raccolte ed elenchi sito, si è visto come nel nostro portale possiamo predisporre le raccolte elenchi, messe a disposizione dai vari modelli di Sharepoint.

Nei prossimi articoli, vedremo come crearle ed altri aspetti di questi contenitori, molto importanti per la gestione dei contenuti.