Gestione della compilazioni moduli in Infopath

Introduzione.

Continua il corso sul programma Microsoft Infopath, in questo articolo vedremo la gestione della compilazione dei moduli, in particolare utilizzeremo i modelli che offre il programma e come compilare ed esportare tali dati in Excel.

Apertura del modello

Apriamo il programma Infopath, all’avvio di tale programma, ci viene visualizza una finestra, che indica se aprire un modulo usato di recente o uno tra i modelli (figura 1).

Figura 1

A questo punto scegliamo tra le varie voci di categoria moduli la voce Moduli di esempio. Tra i vari modelli, scegliamo richiesta Ferie/permesso.

Verrà aperto il modulo, con una serie di campi, tali campi hanno delle impostazioni personalizzate, questo vuol dire che a seconda del tipo di campo, possiamo fare dei controlli. Per esempio un campo data, accetterà solo valori data e no testo o date errate, se ciò si verifica il bordo di tale campo sarà evidenziato con un colore rosso(figura 2)

Figura 2

In questo esempio tale impostazione è stata creata nel modulo, ma tali impostazioni si possono personalizzare, più avanti, durante il corso, vedremo come personalizzare i vari campi.

Da notare che i campi data, hanno accanto un icona a forma di calendario. Se viene fatto click con il puntatore del mouse, sopra a tale icona, verrà aperto un calendario, in cui è possibile scegliere un data.

Se vogliamo salvare tale modulo, dobbiamo fare click o sulla voce salva, situata nel menu file, oppure fare click sull’icona del dischetto situata nella barra standard.

I dati di tale modulo, vengono salvati in formato xml, un protocollo universale per la gestione dei dati. Quando si salvano i dati viene visualizzata una finestra che indica in quale cartella vogliamo salvare i dati e che nome dobbiamo dare al file xml.

Nei vari campi di tale modulo si possono eseguire determinate operazioni, quali taglia, copia, incolla, correzione ortografica, ecc.

Inoltre se i dati sono rappresentati sotto forma di tabella (figura 3) è possibile, aggiungere, eliminare tali righe, a differenza di moduli cartacei che hanno righe reimpostate

Figura 3

Tali dati si possono esportare anche in excel, tramite la sottovoce Microsoft Office Excel situata nella voce esporta in… che a sua volta si trova nel menu File, permette di aprire un wizard, ossia di avere un serie di suggerimenti, in cui ci guida nell’esportazione dei dati in un file Excel.

Modifica e pubblicazione del modulo

Se vogliamo modificare alcune parti del modulo oppure lo vogliamo renderlo pubblico, ossia accessibile a tutti gli utenti del nostro reparto, o rete aziendale, dobbiamo fare click sull’icona Progetta modulo (icona a forma di squadra) o tramite la voce di menu Progetta modulo… situato nel menu strumenti.

Facendo click su tale voce, verrà aperta un'altra finestra con la possibilità di modificare il modulo.

Se invece vogliamo renderlo pubblico, ossia distribuirlo, in modo che altri utenti o colleghi possano utilizzarlo, sempre in modalità progetta modulo, dobbiamo fare click sulla voce Pubblica, situato nel menu file.

A questo punto verrà aperto un wizard, che guiderà l’utente per la distribuzione di tale modulo.

Tale guida, ci chiede, se vogliamo salvarlo in una cartella condivisa (nel nostro caso) o in una raccolta moduli di sharepoint, o in un server web. Dopo aver scelto cartella condivisa, il successivo passaggio indica in quale cartella vogliamo salvare tale modulo e nome di tale modulo. Tramite il pulsante sfoglia, possiamo selezionare e ricercare una cartella. L’ultima finestra ci chiede se vogliamo informare gli utenti di questa nuova condivisione.

Conclusioni

In questo articolo, abbiamo visto come compilare un modulo da un modello. Inoltre si è visto come distribuirlo per renderlo accessibile ad altri utenti.

Nel prossimo articolo vedremo come crearne uno senza utilizzare un modello.

Tramite la voce download è possibile scaricare il file di esempio.